Wie betaalt de stroom? Zo regel je thuisladen met bedrijfswagen eerlijk

Eén teller, verschillende ritten

Een medewerker rijdt met een elektrische bedrijfswagen en laadt die ’s avonds thuis op via het eigen energiecontract. Een deel van die stroom wordt gebruikt voor een klantenbezoek de volgende dag. Een ander deel gaat naar privéritten: de kinderen naar de crèche brengen, boodschappen doen of een weekendje weg.

Al die stroom loopt via dezelfde meter en verschijnt op dezelfde energierekening. Toch moet achteraf duidelijk zijn welk deel de werkgever vergoedt en welk deel voor rekening van de medewerker blijft.

Op het eerste gezicht lijkt dat een klein boekhoudkundig detail. In de praktijk keert het elke maand terug, voor elke medewerker met een thuislaadpaal en elektrische bedrijfswagen.

Wat zegt de Belastingdienst hierover?

De Belastingdienst legt hier geen vast bedrag per kWh op, en is zelfs uitgesproken kritisch over vaste of gemiddelde vergoedingen. In een officieel standpunt van de Kennisgroep Loonheffing (KG:204:2024:13, 4 november 2024) wees de Belastingdienst een vergoeding op basis van een gemiddelde CBS-consumentenprijs voor elektriciteit expliciet af, omdat de werkgever niet aannemelijk had gemaakt dat dit bedrag overeenkomt met de werkelijke uitgaven van de medewerker. De kern van het standpunt: de kostenverschillen tussen medewerkers zijn te groot om iedereen hetzelfde tarief te geven, en een vergoeding moet gebaseerd zijn op de integrale, werkelijke kostprijs, niet op een schatting of gemiddelde.

Dat maakt de meest gebruikte kortere weg, iedereen een vast bedrag per maand of per kWh vergoeden, in de praktijk kwetsbaarder dan veel bedrijven denken. Om zeker te zijn dat een vergoeding buiten de loonsfeer blijft, moet ze aansluiten bij wat een medewerker werkelijk heeft betaald, wat in de praktijk vraagt om een betrouwbare registratie van de effectief geladen kWh en het eigen energietarief van die medewerker, bij voorkeur via een gekalibreerde (MID-)meter.

_{Bron: Belastingdienst, KG:204:2024:13 Vergoeding laadkosten auto van de zaak}

Waarom manuele opvolging niet werkt

Wie thuislaadkosten nog grotendeels manueel verwerkt, verliest tijd. Per laadbeurt gaat het misschien niet om grote bedragen, maar alle berekeningen samen nemen veel tijd in beslag voor fleet- en office managers. Bovendien ontstaat er ongemerkt een oneerlijke situatie wanneer terugbetalingen gebaseerd zijn op schattingen in plaats van op het werkelijke verbruik.

Een groeiend wagenpark maakt het probleem groter

Nu steeds meer bedrijven hun wagenpark elektrificeren, is de verdeling van thuislaadkosten tussen werkgever en werknemer dan ook geen bijkomstigheid meer. Het wordt een vast onderdeel van ieder beleid rond de bedrijfswagen.

Wanneer die verrekening niet goed is geregeld, kost dat niet alleen tijd. Het kan ook het vertrouwen aantasten. Medewerkers kunnen het gevoel krijgen dat ze te weinig terugkrijgen, terwijl werkgevers zich afvragen of ze niet te veel betalen. Bij een groeiend wagenpark wordt zo’n administratieve kwestie al snel een terugkerende bron van discussie.

De oplossing: split billing zonder handmatig rekenwerk

Met split billing wordt iedere laadsessie automatisch gekoppeld aan de juiste medewerker. Vervolgens worden de kosten berekend volgens het afgesproken kWh-tarief of de werkelijke energiekosten.

Wanneer die gegevens vanaf het begin correct worden vastgelegd, hoeft niemand achteraf nog uit te zoeken welk bedrag moet worden vergoed. Het resultaat: een correcte verrekening van de kosten.

En het laden onderweg? Daar komt eMSP bij kijken

Split billing lost het thuisladen-gedeelte van het verhaal op, maar bedrijfswagens laden niet uitsluitend thuis op. Sluit een medewerker aan op een publiek laadpunt, of ergens anders buiten de deur, dan loopt die laadsessie via een volledig ander netwerk, waar split billing geen zicht op heeft. Daarvoor bestaat eMSP: die dienst geeft medewerkers toegang tot een uitgebreid publiek laadnetwerk via één laadpas, zodat elke externe laadbeurt gelogd en gecentraliseerd wordt in plaats van te verdwijnen in een aparte factuur. Samen dekken split billing en eMSP het volledige plaatje: split billing regelt de verdeling van laadkosten thuis, eMSP vangt alles op wat daarbuiten gebeurt, zodat fleet- en office managers één samenhangend overzicht krijgen in plaats van twee losse stukken.

Veelgestelde vragen over split billing en thuisladen

Wat is split billing bij het opladen van een bedrijfswagen?

Split billing zorgt ervoor dat zakelijke en privélaadkosten automatisch van elkaar worden gescheiden. Zo ontvangt de medewerker alleen het bedrag dat overeenkomt met het daadwerkelijke verbruik.

Staat er een vast bedrag per kWh in de regels van de Belastingdienst?
Nee, in een kennisgroepstandpunt van 4 november 2024 (KG:204:2024:13) wees de Belastingdienst een vergoeding op basis van een gemiddelde consumentenprijs zelfs expliciet af. Een vergoeding moet aansluiten bij de werkelijke, individuele kosten van de medewerker.

Waarom keurt de Belastingdienst een gemiddeld tarief niet zomaar goed?
Omdat de kostenverschillen tussen medewerkers volgens de Belastingdienst te groot zijn om hetzelfde tarief op iedereen toe te passen. Zonder bewijs dat een vergoeding overeenkomt met de werkelijke uitgaven, loopt het risico dat het verschil als loon wordt belast.

Is er speciale apparatuur nodig voor split billing?

Meestal wel. De laadpaal of laadpas moet de gebruiker en de afzonderlijke laadsessies kunnen herkennen. Die gegevens worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar een platform dat de kosten verdeelt. Wanneer de werkelijke kosten worden vergoed, is ook een gekalibreerde MID-meter nodig.

_{Bron: Belastingdienst, KG:204:2024:13 Vergoeding laadkosten auto van de zaak}

Smappee's Split Billing Services

De split-billingservice van Smappee automatiseert de registratie, toewijzing en terugbetaling van laadkosten voor thuisladen. Daarbij kan worden gewerkt met de werkelijke energiekosten of een afgesproken kWh-tarief. Zo ontzorgen wij de fleet managers van deze administratieve kost.