Wie betaalt de laadbeurt? Thuislaadkosten voor bedrijfswagens correct verrekenen
Bij de overstap naar elektrische bedrijfswagens zijn de wagens het eenvoudige deel. Bepalen wie de laadkosten thuis betaalt, is een stuk ingewikkelder. Ontdek hoe je dit proces kunt vergemakkelijken met split billing.
Eén teller, verschillende ritten
Een medewerker rijdt met een elektrische bedrijfswagen en laadt die ’s avonds thuis op via het eigen energiecontract. Een deel van die stroom wordt gebruikt voor een klantenbezoek de volgende dag. Een ander deel gaat naar privéritten: de kinderen naar de crèche brengen, boodschappen doen of een weekendje weg.
Al die laadbeurten lopen via dezelfde teller en verschijnen op dezelfde energiefactuur. Toch moet iemand bepalen welk deel de werkgever terugbetaalt en welk deel voor rekening van de medewerker blijft.
Op het eerste gezicht lijkt dat een klein boekhoudkundig detail. In de praktijk keert het elke maand terug, voor elke medewerker met een thuislaadpaal en elektrische bedrijfswagen.
Waarom de Belgische situatie extra complex is
In België komt daar nog een extra moeilijkheid bij. De CREG bepaalt elk kwartaal een nieuw maximumbedrag voor de terugbetaling van thuislaadkosten. Bovendien verschilt dat bedrag per gewest.
Voor het derde kwartaal van 2026 bedraagt het tarief ongeveer 32 cent per kWh in Vlaanderen en ongeveer 37 cent per kWh in Brussel en Wallonië. Een terugbetalingstarief dat aan het begin van het jaar werd vastgelegd, kan enkele maanden later dus alweer achterhaald zijn.
Wie die tarieven manueel opvolgt voor iedere medewerker, elk gewest en elk kwartaal, dreigt al snel met verouderde bedragen te werken. Een te hoog toegepast CREG-tarief houdt bovendien een fiscaal risico in. De terugbetaling kan dan mogelijk niet langer als een vrijgestelde kostenvergoeding worden beschouwd, maar als een voordeel van alle aard (VAA), wat bijkomende sociale en fiscale lasten met zich meebrengt.
Bron: CREG.be, CREG-tarief voor terugbetaling thuisladen bedrijfswagens
Waarom manuele opvolging niet werkt
Wie thuislaadkosten nog grotendeels manueel verwerkt, verliest tijd. Per laadbeurt gaat het misschien niet om grote bedragen, maar alle berekeningen samen nemen veel tijd in beslag voor fleet- en office managers. Bovendien ontstaat er ongemerkt een oneerlijke situatie wanneer terugbetalingen gebaseerd zijn op schattingen in plaats van op het werkelijke verbruik.
Een groeiend wagenpark maakt het probleem groter
Nu steeds meer bedrijven hun wagenpark elektrificeren, is de verdeling van thuislaadkosten tussen werkgever en werknemer dan ook geen bijkomstigheid meer. Ze is een vast onderdeel geworden van elk gesprek over de carpolicy.
Een gebrekkige aanpak kan ook het onderlinge vertrouwen schaden. Medewerkers willen correct worden terugbetaald voor de elektriciteit die ze thuis hebben voorgeschoten, en werkgevers willen dan weer zeker zijn dat ze niet te veel betalen.
Naarmate het wagenpark groeit, kan een ogenschijnlijk klein administratief probleem zo uitgroeien tot een terugkerende bron van frustratie voor zowel bestuurders als de fleetafdeling.
De oplossing: automatische verrekening met split billing
Met split billing wordt elke laadsessie automatisch gekoppeld aan de juiste gebruiker. Daarbij wordt rekening gehouden met de driemaandelijkse CREG-aanpassingen en de verschillen tussen de gewesten.
Wanneer alle gegevens meteen correct worden geregistreerd, hoeft de verdeling tussen zakelijk en privégebruik niet telkens opnieuw manueel te worden berekend. Het resultaat: een correcte verrekening van de kosten.
En het laden onderweg? Daar komt eMSP bij kijken
Split billing lost het thuisladen-gedeelte van het verhaal op, maar bedrijfswagens laden niet uitsluitend thuis op. Sluit een medewerker aan op een publiek laadpunt, of ergens anders buiten de deur, dan loopt die laadsessie via een volledig ander netwerk, waar split billing geen zicht op heeft. Daarvoor bestaat eMSP: die dienst geeft medewerkers toegang tot een uitgebreid publiek laadnetwerk via één laadpas, zodat elke externe laadbeurt gelogd en gecentraliseerd wordt in plaats van te verdwijnen in een aparte factuur. Samen dekken split billing en eMSP het volledige plaatje: split billing regelt de verdeling van laadkosten thuis, eMSP vangt alles op wat daarbuiten gebeurt, zodat fleet- en office managers één samenhangend overzicht krijgen in plaats van twee losse stukken.
Veelgestelde vragen over split billing en de terugbetaling van laadkosten
Wat is split billing bij het laden van een bedrijfswagen?
Split billing zorgt voor de automatische verdeling van zakelijke en private laadkosten. Zo ontvangt de medewerker alleen het bedrag dat overeenkomt met het werkelijke verbruik.
Hoe vaak verandert het CREG-tarief voor thuisladen?
Het CREG-tarief wordt elk kwartaal aangepast en verschilt per gewest: Vlaanderen, Wallonië en Brussel. Wanneer een bedrijf het terugbetalingstarief niet ieder kwartaal bijwerkt, loopt het bedrag al snel achter op het officiële maximum.
Wat gebeurt er als een bedrijf een verkeerd tarief toepast?
Betaalt een bedrijf meer terug dan het geldende CREG-maximum, dan bestaat het risico dat het verschil wordt belast als een voordeel van alle aard. Het wordt dan niet langer als een vrijgestelde kostenvergoeding behandeld. Een correcte en actuele berekening is dus meer dan alleen een administratieve kwestie.
Heb je specifieke hardware nodig voor split billing?
In de meeste gevallen wel. De laadpaal of laadpas moet de gebruiker en de laadsessie kunnen identificeren. Die gegevens worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar een platform dat de kosten correct verdeelt.
Smappee's Split Billing Services
De split-billingservice van Smappee automatiseert de toewijzing en terugbetaling van laadkosten die medewerkers thuis voorschieten, per gebruiker, mét de correcte CREG-tarieven per gewest. Zo ontzorgen wij de fleet managers van deze administratieve kost.